Säker kommunikation behöver fungera även när någon är frånvarande, ett ärende byter handläggare eller flera organisationer samarbetar. Därför handlar den också om ledning, ansvar och gemensamma arbetssätt.

En säker kanal gör störst nytta när medarbetarna vet när den ska användas och vem som tar hand om informationen. Om dessa frågor lämnas åt varje enskild person blir hanteringen lätt beroende av lokala vanor.

Ansvaret för vidarebefordring

När ett underlag ska lämnas vidare behöver verksamheten veta vilken mottagande funktion som ska ha det, vilka uppgifter som får delas och hur den fortsatta hanteringen ska följas upp. Tekniken kan stödja överföringen och spårbarheten, men verksamhetens bedömningar behöver fortfarande göras.

Digg tydliggör deltagarorganisationernas ansvar för att rätt personer har åtkomst till de funktionsbrevlådor som används. Avsändare och mottagare har också egna uppgifter i bedömningen av sekretess. Att informationen skickas via SDK gör inte dessa ansvar överflödiga.

En gemensam ram för arbetet

Säker digital kommunikation, SDK, kan ge anslutna organisationer en gemensam väg för meddelandeutbyte. I Diggs vägledning inför anslutning ingår både verksamhetsbehov, teknik och informationssäkerhet. Ledning, verksamhet och IT behöver vara delaktiga i förberedelserna.

För ledningen innebär det att ge arbetet en tydlig ägare och utrymme i verksamheten. För medarbetarna behöver det bli tydligt vilka brevlådor som ska bevakas, hur frånvaro hanteras och var det finns stöd när något går fel.

Från beslut till vardag

Ett användbart första steg är att välja ett återkommande informationsutbyte och gå igenom hela förloppet tillsammans med dem som utför arbetet. Prova hur meddelandet tas emot, hur ansvar lämnas över och hur underlaget tas vidare till rätt ärende eller system.

Följ sedan upp vad som fungerar och vad som fortfarande kräver manuella omvägar. Målet är ett arbetssätt som går att lära ut, använda och förbättra över tid. Det är en ledningsfråga eftersom det kräver både mandat och samarbete mellan flera delar av organisationen.