Flow och Hubs effektiviserar processer för myndigheter och företag

En ny uppsättning verktyg från ITSL Solutions och Nextcloud banar väg för snabbare och säkrare digitala arbetsflöden. Genom att kombinera Nextclouds nya workflow-motor Flow med ITSL Solutions produktsvit Hubs, kan både offentliga verksamheter och privata företag automatisera en rad administrativa uppgifter – allt i en säker och öppen källkodsmiljö.

En komplett plattform för modern ärendehantering

Nextcloud har sedan tidigare varit känt för sin flexibla filhantering, samarbetsfunktioner och sina öppen källkod-lösningar. Med Flow tas nästa steg:

• Automatisering: Manuella steg kan byggas bort och ersättas av smarta arbetsflöden.
• No-code/low-code: Ett användarvänligt, grafiskt gränssnitt gör att även icke-tekniska team kan skapa och justera processer.
• Flexibilitet: Integration med Nextclouds övriga funktioner som Forms, Tables, Office och e-post, plus AI-assistans för kvalitetssäkring.

Samtidigt tillför Hubs extra lager av säkerhet och anpassningsmöjligheter. Plattformen inkluderar ett robust SDK, vilket öppnar för specialanpassade lösningar och säkra meddelandefunktioner.

Så fungerar det i praktiken

Grunden i Flow är att olika ”triggers” – exempelvis inkommande e-post, ifyllda webbformulär eller uppladdade filer – startar ett bestämt arbetsflöde. Därefter plockar Flow ihop Nextcloud-apparna som behövs:

1. Mail, Säkra meddelanden och SDK – för att automatiskt ta emot, läsa av och besvara meddelanden.
2. Forms – för datainsamling från anställda, medborgare eller kunder.
3. Tables – för att strukturera och spara information.
4. Office + AI – för att generera mallar, hantera PDF:er, samt automatiskt kontrollera dokumentens innehåll.

Alla steg kan loggas, godkännas eller avböjas utifrån behörigheter – vilket gör det enkelt att följa upp och revidera processerna vid behov.

Exempel 1: Ansökan om förskoleplats

Formulär på kommunens webbplats: Vårdnadshavare fyller i Nextcloud Forms direkt på kommunens sida.

• Automatisk bearbetning: Flow för in uppgifterna i Nextcloud Tables och skickar internt ärendet via Hubs.
• Godkännande och besked: Handläggaren granskar och ger direkt feedback. En PDF-bekräftelse genereras och e-postas automatiskt tillbaka.

Resultat: Slipp blanketter och onödiga möten. Kommunen spar tid och minskar risken för fel.

Exempel 2: Avregistrering av företag

• Inkommande e-post: Företaget skickar in en PDF som bifogad fil.
• Automatisk extrahering: Flow tar emot meddelandet, läser av PDF:en och för in innehållet i en tabell för handläggning.
• Betalningslänk: Systemet svarar automatiskt med en faktura eller betalningslänk.
• Bekräftelse: När transaktionen är genomförd skapas en godkänd avregistreringshandling som mejlas till avsändaren.

Resultat: Säkra dokumentflöden, kortare handläggningstid och mindre pappersexercis.

Exempel 3: Effektivare tidsbokning hos en privat vårdgivare

Uppföljning: Vid behov kan Flow trigga en påminnelse före besöket, eller starta ett nytt ärendeflöde för att automatiskt skicka ut eventuella förberedelseinstruktioner.

Bokningsformulär: En patient fyller i ett kort formulär via Nextcloud Forms på vårdgivarens webbplats. Där uppges önskemål om tid, medicinsk orsak och övriga försäkringsuppgifter.

Automatisk flödesstart: Flow kontrollerar automatiskt mot lediga tider i Nextcloud-kalendern samt eventuella dokumentkrav (t.ex. remiss).

Schemaläggning: Genom en integration med Nextcloud Tables skapas en ny post med patientinformation och vald tid. Samtidigt skickas ett säkert meddelande via Hubs till relevant vårdpersonal, som får notiser om bokningen.

Bekräftelse: Systemet genererar automatiskt en bekräftelse-PDF med all relevant information (datum, tid, plats) och skickar den till patientens e-post, alternativt som ett säkert meddelande beroende på infomrationens känslighet.

---

Säkerhet, öppenhet och skalbarhet i fokus

En av de mest eftertraktade egenskaperna hos Nextcloud och Hubs är den öppna källkoden. För många organisationer är det kritiskt att behålla kontrollen över sin data och samtidigt uppfylla lagkrav kring dataskydd. Här ger Flow och Hubs möjlighet att:

• Köra plattformen i egen regi eller i en certifierad molntjänst.
• Integrera nya system och funktioner via Hubs SDK och externa API:er.
• Dra nytta av en global community som ständigt förbättrar och granskar koden.

Så kommer du igång

1. Kontakta ITSL Solutions: Vi hjälper till att sätta upp och anpassa Hubs och Flow efter era behov.
2. Definiera processer: Identifiera de mest tidskrävande eller riskfyllda arbetsmomenten först.
3. Skapa era flöden: Bygg processer med det intuitiva no-code-verktyget och dra nytta av Nextclouds appar.
4. Utbilda personalen: Säkerställ att alla vet hur de kan använda Flow och Hubs i vardagen.
5. Skala upp: Lägg till fler applikationer, anpassa funktionerna och finjustera regelverken när verksamheten växer.

Framtidssäkra ert digitala samarbete

Med Nextcloud Flow och Hubs från ITSL Solutions blir det enkelt att modernisera processer som tidigare var tidsödande och manuella. På köpet får ni högre säkerhet, bättre överblick och en flexibel plattform som kan växa med era behov.

”Vi tror starkt på en öppen och självständig it-infrastruktur. Därför är vår lösning inte bara smidig och säker, utan också framtidssäker.”
– ITSL Solutions

Vill du veta mer om hur Hubs och Nextcloud Flow kan lyfta din organisation?

Kontakta ITSL Solutions för en skräddarsydd genomgång och ta första steget mot en mer effektiv och trygg digital arbetsvardag.