Säker kommunikation är ledningens ansvar

I många organisationer ses säker kommunikation fortfarande som en teknisk fråga. Något som IT eller informationssäkerhet hanterar. Men i verkligheten handlar det om något större. Om ansvar, tillit och förmågan att få verksamheten att fungera. Därför är det också en fråga för ledningen.

När information delas mellan organisationer, särskilt inom offentlig sektor, rör det ofta känsliga och skyddsvärda uppgifter. Trots det bygger informationsutbytet ibland på lösningar som vuxit fram över tid: lokala rutiner, manuella moment och tillfälliga kompromisser. Det fungerar, tills det inte gör det.

Här blir behovet av en gemensam struktur tydligt. SDK är ett exempel, men frågan är egentligen större än en enskild lösning. Vad händer när en gemensam grund saknas?

När alla gör på sitt eget sätt

Utan en gemensam struktur skapar varje organisation sin egen lösning. Man tolkar regelverk på sitt sätt, gör egna riskbedömningar och anpassar systemen efter sina förutsättningar. Det behöver inte bli fel, men det skapar osäkerhet.

För ledning och säkerhetsansvariga väcks flera avgörande frågor.
Vem ansvarar när information skickas vidare?
Hur vet vi att rätt mottagare får rätt information?
Vad händer om något går fel?
Och hur bygger vi tillit mellan organisationer som arbetar på olika sätt?

Risker när strukturen saknas

När säker kommunikation saknar en gemensam grund ökar risken för att information hamnar fel eller läcker genom osäkra eller manuella arbetssätt. Det blir svårare att följa upp vem som skickat eller tagit emot information, och ärenden kan fördröjas på ett sätt som påverkar medborgare, patienter eller rättssäkerhet. Personal får lägga tid på att kompensera för bristande systemstöd, samtidigt som tilliten mellan organisationer riskerar att minska. Vid incidenter kan det dessutom bli oklart vem som bär ansvaret, vilket kan leda till juridiska problem och skada tilliten till organisationen.

Detta är inte ovanliga scenarier. Många verksamheter känner igen dem från sin egen vardag.

Tydligt ansvar skapar trygghet

En gemensam struktur innebär framför allt bättre spårbarhet. Det går att se vem som skickat information, när den skickades och vem som tog emot den. Ansvar blir tydligare och uppföljning möjlig. Tillit byggs in i strukturen i stället för att vara beroende av enskilda individers rutiner och noggrannhet.

För ledningen innebär detta inte mer kontroll, utan större trygghet. Trygghet i att kommunikationen följer fastställda regler, att avvikelser kan hanteras och att organisationen står stabil även när något oväntat inträffar.

Ett strategiskt beslut

Att ansluta sig till en gemensam struktur för säker kommunikation är inte i första hand ett tekniskt val, utan ett strategiskt beslut. Det handlar om hur organisationen tar ansvar för information, för sina samarbeten och för dem man är till för.

De som redan tagit steget säger ofta samma sak: vi borde ha gjort det tidigare. För andra är frågan snarare när behovet blir akut, inte om det kommer.

Sammanfattning

Säker kommunikation märks sällan när den fungerar. Men när den brister märks det direkt.

I en tid där samverkan är avgörande blir en gemensam struktur inte ett tillval, utan en förutsättning.

Kanske är den viktigaste frågan därför: Har vi tagit ansvar för hur information rör sig genom vår organisation, och vidare till andra?